sábado, 9 de noviembre de 2019

Administración de Proyectos

Administración de proyectos

INTRODUCCIÓN A LA ADMINISTRACIÓN DE PROYECTOS


Este método de organizar y planificar el trabajo persigue objetivos fundamentales en toda organización: eficiencia, productividad, reducción de costes y tiempos, sinergias, compensación de recursos, control, orden y evaluación continua de resultados, entre muchas otras cosas.
Principales objetivos de la administración de proyectos. Este método de trabajo persigue las siguientes claves:
  • Aumento de productividad
  • Eficacia de resultados dirigido a las exigencias del cliente
  • Control de riesgos
  • Gestión de costos y plazos

¿CÓMO ADMINISTRAR PROYECTOS?


Para cumplir con estas ventajas, la administración de un proyecto mantiene unas fases de proyecto consideradas clave para su ejecución con éxito.

Fases de la administración de proyectos
Según el Project Management Institute (PMI), existen 5 etapas de la administración de proyectos:
  1. Inicio. Análisis de riesgos, de recursos necesarios y del alcance del proyecto, para determinar su viabilidad. ¿Podremos afrontar la realización de este proyecto? También lo podemos saber mientras realizamos un plan estimado del mismo en la propia aplicación de gestión. Es lo que se conoce como la administración de proyectos con PERT (Project Evaluation and Review Techniques), junto con CPM (Critical Path Method).
  2. Planeación. Obtenemos en esta fase la ruta de trabajo óptima para alcanzar el objetivo del proyecto. De ahí, la importancia de trabajar con herramientas que permitan una planificación efectiva para el desarrollo de sus actividades. En esta fase además, asignaremos responsabilidades y elaboraremos un plan de comunicación que permita un trabajo fluido y con toda la información necesaria para ir a un buen ritmo. La planificación no tiene por qué ser estática. De hecho, en mercado nos exige una gestión gestión ágil, susceptible a continuos cambios durante la ejecución del proyecto. De ahí, la importancia de trabajar con planificaciones flexibles.
  3. Ejecución. Se detallan las sub-tareas y se pasa a la acción. El equipo debe contar con las herramientas necesarias para poder desarrollar su trabajo lo mejor posible.
  4. Monitoreo y control. El seguimiento continuo se hace imprescindibles cuando hablamos de administración de proyectos. Por ello, existen técnicas como la del Valor Ganado que hace posible un control continuo de la evolución del trabajo.
  5. Cierre. ¿Están las necesidades del cliente cumplidas? ¿Hemos alcanzado el objetivo propuesto? Ahora sólo queda tomar nota de las lecciones aprendidas y decidir si conviene convertir este proyecto en un proceso para su re-utilización. Si normalmente seguimos los pasos ejecutados, sus actividades y duraciones, quizás es mejor guardarlo para implementar la misma planificación al siguiente proyecto.

Actividades del proyecto

En cualquier proyecto de actividad hay que distinguir tres momentos: un antes, un durante y un después.
Antes
Corresponde a las actuaciones previas a la ejecución y que se pueden resumir en tres pasos:
1. La idea. En ella se plasman las líneas maestras de lo que pretendemos hacer.
Es conveniente concretar la idea en un guión en donde se resuma el proyecto y detalle:
    a) Le denominación. Como lo vamos a llamar a efectos de divulgación y Publicidad. Debe de ser un nombre atractivo, claro y conciso.
    b) Fundamentación. El porqué de esta actividad, que pretendemos conseguir.
    c) Descripción. Sintetiza el contenido de la actividad de una forma clara y sencilla.
    d) Los objetivos tanto generales como específicos.
    e) El tiempo. Duración de todo el proyecto.
    f) Las líneas generales de actuación.
    g) Lugar o lugares donde se desarrollará.
    h) Estructura de apoyo. El equipo humano, la logística, la comunicación.
    i) Los destinatarios de la actividad.
    j) El presupuesto. La cuantificación económica tanto de los gastos como de los ingresos previstos.
2. Viabilidad. A la vista de todo esto, se estudian los medios tanto humanos como materiales de los que se dispone y que serán necesarios para sacar adelante nuestra idea. A la vista de ellos se decide si es posible.
3. Planificación. Asegurada la viabilidad, se efectuará una programación detallada en la cual se planifiquen, las tareas, los tiempos, las personas. Es conveniente tener presente los siguientes aspectos:
    a) Programación de actividades.
    b) Comunicación, divulgación de las mismas de manera que llegue a sus destinatarios.
    c) Recursos materiales para su realización.
    d) Financiamiento. Como se hará frente a los gastos que se generen.
    e) Presupuesto
Durante
Corresponde a la ejecución de la actividad propiamente dicha. Se divide también en tres etapas:
1. Pre-actividad. Se trata de la "puesta a punto", de concretar todos los trámites necesarios, preparación logística, divulgación y publicidad, coordinación de las personas que intervengan, etc. Tener todo preparado para el gran momento.
2. La Actividad. Es el momento de la verdad, la realización de las actividades.
3. La Post-Actividad. Será el momento inmediatamente posterior a la actividad, servirá para cerrarla y conseguir la información necesaria para hacer la memoria.
Después
Corresponde al período en que se recoge toda la información disponible y se evalúa la actividad, tanto en sus aspectos internos como externos. Se finalizará el proyecto y se elaborará la memoria del mismo.
a) La evaluación. Con la evaluación se pretende conocer hasta qué punto se han logrado los objetivos pretendidos, la idoneidad de la actividad realizada para conseguirlo, y el estudio de la organización y los procedimientos seguidos.
b) La Memoria. Es un documento que describe las actividades que se hicieron; el procedimiento seguido para la ejecución de la actividad, tanto a nivel metodológico como de organización; los resultados obtenidos, en base a los objetivos previstos; evaluación tanto de lo realizado, como de los procedimientos; y concluye con una valoración final de la actividad. Se pueden adjuntar, reportaje fotográfico, dossier de prensa, modelos de documentos, fichas, evaluaciones etc.
Las Relaciones de Precedencia
Para que en un proyecto cada tarea comience o termine en el momento adecuado, se han de vincular las tareas en función de sus dependencias de comienzo y de fin. Suponga que a usted, se la asigna un proyecto que consiste en alquilar una galería de arte, para realizar allí una exposición sobre pinturas y obras de arte moderno realizado por nuevos exponentes que llegan al medio, a usted se le asigna como gerente del evento. La realización de varias tareas, entre otras la de conseguir la sala para la exposición, adecuarla, contratar la seguridad, la logística, y realizar la difusión en los medios de comunicación y coordinar completamente la ejecución de la exposición.
Sistemas secuenciales
Un sistema secuencial está definido como un conjunto de componentes que pueden regular su propia conducta o la de otro sistema con el fin de lograr un funcionamiento predeterminado, de modo que se reduzcan las probabilidades de fallos y se obtengan los resultados buscados. Hoy en día los procesos de control son síntomas del proceso industrial que estamos viviendo. Estos sistemas se usan típicamente en sustituir un trabajador pasivo que controla una determinado sistema ( ya sea eléctrico, mecánico, etc. ) con una posibilidad nula o casi nula de error, y un grado de eficiencia mucho más grande que el de un trabajador.

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